PDF Archiver w teście: tagowanie, porządkowanie i archiwizacja plików PDF

Funkcja archiwizacji obrazu PDF

Kilka miesięcy temu dostałem od dewelopera Juliana Kahnerta otrzymał e-mail, w którym krótko opowiedział mi o swoim oprogramowaniu „Archiwizator PDF” i zaproponował mi test. Niestety, dopiero teraz zabrałem się za testowanie oprogramowania, ale muszę powiedzieć: *Spoiler alert!* Powinienem był to zrobić wcześniej. :D

Czym dokładnie zajmuje się archiwizator PDF?

Zasadniczo to niewielkie oprogramowanie jest zaprogramowane do bardzo konkretnego zadania: wyświetlania metadanych z plików PDF, umożliwienia tworzenia słów kluczowych przy użyciu znaczników wyszukiwarki, a następnie zmiany nazwy pliku PDF i przechowywania go w strukturze folderów, która działa zgodnie z rokiem.

To oprogramowanie jest szczególnie przydatne dla osób, które skanują wszelkiego rodzaju dokumenty i zapisują je jako pliki PDF. Zasadniczo nie ma znaczenia, jak przebiega proces przechwytywania jako pliku PDF, ponieważ oprogramowanie działa ze wszystkimi plikami PDF, a nawet konwertuje zdjęcia dokumentów dostępnych jako JPG na plik PDF. Więc nie zrozum mnie źle: PDF Archiver nie jest oprogramowaniem do skanowania, ale do dalszego przetwarzania skanów.

Eine bardziej szczegółowy opis koncepcji można znaleźć na blogu Juliana. W tym miejscu chciałem jednak skrócić, ponieważ aplikacja w praktyce - którą opiszę w następnym akapicie - jest ostatecznie bardziej praktyczna i wtedy szybciej zrozumiesz, co faktycznie robi oprogramowanie.

Tak wygląda mój folder, w którym ładują się wszystkie skany z mojego skanera z podajnikiem arkuszy. Trochę mało pouczający...
Tak wygląda mój folder, w którym ładują się wszystkie skany z mojego skanera z podajnikiem arkuszy. Trochę mało pouczający...

Jak korzystać z archiwizatora PDF w biurze?

Najlepszym sposobem na zrozumienie, w jaki sposób oprogramowanie może być wykorzystywane w biurze, jest krótkie przedstawienie mojego własnego „workflow”:

Od kilku lat używam Fujitsu ScanSnap iX500 A. Znajduje się na biurku obok mojego monitora i można go aktywować, otwierając pokrywę. Następnie wkładam odpowiedni dokument (może być też kilka stron) do podajnika i naciskam przycisk. Następnie skaner przeszukuje poszczególne arkusze z zawrotną prędkością, skanuje jednocześnie przednią i tylną stronę, automatycznie wyszukuje wynik za pomocą rozpoznawania tekstu, a ostatecznie przeszukiwalny plik PDF trafia do mojego folderu „ScanSnap” na komputerze Mac, który ma nawet Wyszukiwanie Spotlight pojawia się, gdy wpisuję nazwę firmy lub coś podobnego, co pojawiło się w tekście.

Jak na razie dobrze. Teraz mam folder z ponad 500 skanami, ale wszystkie mają tajemnicze nazwy, takie jak „2014_02_02_22_02_00.pdf”. To oczywiście nie jest zbyt pomocne. Wszystko jest również w jednym folderze, co po kilku latach staje się nieco mylące. A kiedy wyszukuję fakturę i wpisuję „faktura” jako wyszukiwane hasło w wyszukiwarce w Finder Wyrzucono mi wszystkie pliki PDF, w których znaleziono słowo „faktura”. Mam znacznie więcej dokumentów niż faktur. Więc też raczej niezadowalający.

Główny ekran programu PDF Archiver pokazuje na pierwszy rzut oka pliki po lewej stronie, bieżący dokument w środku oraz zarządzanie tagami i informacje, takie jak data i krótki opis pliku PDF po prawej stronie.
Główny ekran programu PDF Archiver pokazuje na pierwszy rzut oka pliki po lewej stronie, bieżący dokument w środku oraz zarządzanie tagami i informacje, takie jak data i krótki opis pliku PDF po prawej stronie.

PDF Archiver tworzy porządek w chaosie PDF

Dzięki PDF Archiver zacząłem porządkować całe moje archiwum PDF. Ponieważ zawsze coś może pójść nie tak, najpierw skopiowałem folder ze skanami (⌘ + D) – tak dla pewności. Po uruchomieniu oprogramowania został określony folder zawierający wszystkie nieposortowane skany PDF. Jest to swego rodzaju „skrzynka odbiorcza”, którą PDF Archiver stale monitoruje. Z tego powodu folder ten jest również nazywany w oprogramowaniu „Folderem obserwowanym”.

Teraz możesz zobaczyć wszystkie pliki PDF w folderze w lewej kolumnie. W środku okna możesz zobaczyć widok aktualnie wybranego pliku PDF, a po prawej stronie znajdziesz przegląd słów kluczowych. Przypisanie daty jest już w pierwszym wierszu (nadal niepoprawne na zrzucie ekranu; błąd zostanie naprawiony!), a poniżej znajdziesz wszystkie sugerowane tagi, które program ma już w pamięci - zbiór wszystkich przypisanych do tej pory tagów. Lista na zrzucie ekranu jest obecnie pusta, ponieważ wpisałem już nowy tag w wyszukiwaniu. Jeśli chcesz utworzyć nowy tag, wpisz go w polu wyszukiwania, a następnie naciśnij klawisz Return. Jest już przypisany do bieżącego dokumentu i pojawi się na liście dostępnych tagów w przyszłości.

W zasadzie wszystkie te informacje są już zapisane, ale jest też przycisk zapisu, którego funkcja nie była dla mnie na początku jasna. Jeśli jednak naciśniesz ten przycisk, znaczniki zostaną zapisane w pliku, a plik zostanie przeniesiony do „folderu archiwum” i opatrzony haczykiem w lewym widoku. Jeśli jeszcze tego nie zdefiniowałeś, program „PDF Archiver” poinformuje Cię, że nadal musisz to zrobić w ustawieniach. Po zakończeniu plik znika z tego, co lubię nazywać „Folderem skrzynki odbiorczej” („Folder obserwowany” w Preferencjach) i jest przenoszony do folderu „ScanSnap Archive” („Folder archiwum”), tak jak go nazywałem .

Oto przykład, w jaki sposób PDF Archiver zapisuje pliki w strukturze folderów i z nowymi nazwami plików.
Oto przykład, w jaki sposób PDF Archiver zapisuje pliki w strukturze folderów i z nowymi nazwami plików.

Oprogramowanie automatycznie tworzy podfoldery dla odpowiednich lat w folderze archiwum, co daje zgrubną strukturę. Dodatkowo zmieniane są nazwy plików tak, aby nowa nazwa pliku składała się z daty, zawartości pola tekstowego „Opis dokumentu” oraz wybranych znaczników.

W moim przypadku „2014-04-21-08-32-09.pdf” stało się „2014-04-21–termin-steuerpruefung__finanzamt_steuerpruefung.pdf”. To bardzo pomaga - nawet jeśli jakoś nie lubię umawiania się na kontrole podatkowe. ;-)

W ustawieniach programu możesz ustawić różne opcje. Jednak szczególnie ważne jest zdefiniowanie dwóch folderów „Ścieżka archiwum” i „Folder monitorowany”.
W ustawieniach programu można ustawić różne opcje. Jednak szczególnie ważne jest określenie dwóch folderów „Ścieżka archiwum” i „Folder obserwowany”.

Małe problemy z moim testem

Podczas porządkowania i tagowania plików PDF zauważyłem kilka rzeczy, które nie działały tak, jak powinny:

  • data nie została poprawnie pobrana z nazwy mojego pliku i zawsze była używana jako data aktualna
  • już na starcie widok dostępnych tagów pokazywał dziwne wpisy typu „01”, „22” czy „33”.

Zgłosiłem te błędy do Juliana, a on napisał do mnie, że jest w stanie je odtworzyć i naprawić w następnej wersji. Może więc być tak, że nie masz już takich problemów. Jeśli zauważysz coś, co powinno być inne lub masz pomysł na nową funkcję, napisz do Juliana krótkiego e-maila. Bardzo się stara, aby użytkownicy jego oprogramowania byli zadowoleni.

Opcje ustawień oprogramowania

Jeśli zajrzysz do ustawień PDF Archiver, znajdziesz kilka opcji, które chciałbym tutaj bardziej szczegółowo wyjaśnić. Powyższy zrzut ekranu pokazuje stronę opcji.

Powyżej zdefiniowano dwie ścieżki, w których znajdują się nieedytowane pliki PDF i do których mają zostać przeniesione edytowane pliki PDF. Zaznaczenie pola „Opis” daje pewność, że nowe nazwy plików są jak najbardziej zgodne z innymi systemami operacyjnymi. Oznacza to, że spacje i znaki specjalne są konwertowane.

Opcja „Tagi” jest interesująca dla sugestii tagów podczas przypisywania w Archiwizatorze PDF. Jeśli nie aktywowałeś tej opcji, oprogramowanie skanuje tylko ostatnie dwa lata folderu archiwum w poszukiwaniu używanych tagów. Jeśli zaznaczysz tutaj Znaczniki, wszystkie istniejące foldery archiwum zostaną przeskanowane w poszukiwaniu znaczników. Jednak w przypadku dużych archiwów może to rzucić oprogramowanie na kolana. Wątpliwe jest też, czy potrzebne jest hasło w propozycjach, które nie jest używane od ponad dwóch lat. Z tego powodu najlepszą opcją jest pozostawienie tego pola niezaznaczonego.

Opcja Obrazy jest przeznaczona dla osób, które często fotografują paragony za pomocą iPhone'a, a następnie chcą je przekonwertować na plik PDF. Pracuję tylko z plikami PDF i z tego powodu je wyłączyłem.

Zaleta: możliwe jest dokładniejsze wyszukiwanie słów kluczowych

Dużą zaletą, którą widzę podczas przypisywania słów kluczowych za pomocą Archiwizatora PDF, jest bardziej precyzyjna opcja wyszukiwania, którą masz w Finderze. Na przykład mogę teraz bezpośrednio wyświetlać dokumenty zawierające określony znacznik. „Faktura”, „ubezpieczenie zdrowotne” itp. Te znaczniki są również wyświetlane w funkcji wyszukiwania w Finderze, umożliwiając szybkie wyświetlanie niektórych typów dokumentów.

Podczas wyszukiwania zawężam go do folderu „ScanSnap Archive”, a następnie zaczynam wpisywać słowo kluczowe. Poniżej pojawiają się sugestie dotyczące istniejących tagów, które możesz wybrać jednym kliknięciem.
Podczas wyszukiwania zawężam je do folderu „ScanSnap Archive”, a następnie zaczynam wpisywać słowo kluczowe. Poniżej pojawiają się sugestie dotyczące istniejących tagów, które możesz wybrać jednym kliknięciem.

Szybsze przetwarzanie dzięki skrótom klawiaturowym

Każdy, kto tak jak ja musi przerobić kilkaset plików PDF, ucieszy się, że oprogramowanie można obsługiwać również za pomocą skrótów klawiaturowych. Po krótkim okresie przyzwyczajania się, praca przebiega znacznie szybciej. Nawiasem mówiąc, wykorzystanie skrótów klawiaturowych to także pomysł użytkownika, który Julian następnie wdrożył.

Oto lista skrótów klawiaturowych, które jeszcze bardziej ułatwią pracę z programem PDF Archiver.
Oto lista skrótów klawiaturowych, które jeszcze bardziej ułatwią pracę z programem PDF Archiver.

Co dalej? Funkcje dla nadchodzących wersji

W tym momencie chciałbym, aby Julian miał coś do powiedzenia. Z pewnością ma listę funkcji, na które czeka w nadchodzących wydaniach. Zapytałem go o to i udzielił mi następujących informacji:

Od początku projektu bardzo ważna była dla mnie opinia użytkowników. Tyle zmian (https://pdf-archiver.io/changelog) na podstawie sugestii i próśb użytkowników. W tym kursie na przykład powiększanie za pomocą skrótów klawiaturowych (⌘ + i ⌘ -), usuwanie plików PDF za pomocą skrótów klawiaturowych (⌘ ⌫) i korzystanie z „folderu obserwowanego” po wykonaniu żądań. Dokumenty PDF z monitorowanego folderu są automatycznie odczytywane po uruchomieniu aplikacji, dzięki czemu tagowanie może rozpocząć się bezpośrednio. Wszystkie te rozszerzenia mają na celu optymalizację przepływu pracy.
Cechy nadchodzących wersji również powinny iść w tym kierunku. W szczególności istnieje optymalizacja dla systemu macOS Mojave, który zostanie wydany jesienią, oraz tryb ciemny. Ponadto w późniejszych wersjach można sobie wyobrazić dowolnie wybieraną strukturę nazw plików.

Po uruchomieniu Archiwum PDF należy wybrać opcję subskrypcji. Jednak kwota jest obliczana dopiero po fazie testowej jednego miesiąca.
Po uruchomieniu Archiwum PDF należy wybrać opcję subskrypcji. Jednak kwota jest obliczana dopiero po fazie testowej jednego miesiąca.

Słowo o modelu płatności

Jak z pewnością zauważysz patrząc na AppStore, Julian udostępnił opcję płatności miesięcznej lub rocznej. Jeszcze niedawno oprogramowanie było dostępne za jednorazową cenę 3,49 euro i model darowizny, ale niestety długo nie może sfinansować projektu. Aby zarabiać chociaż ułamek swojej pracy, musiał przejść na model abonamentowy. Nawet jeśli wielu użytkownikom to się nie podoba, chciałbym zająć stanowisko z punktu widzenia dewelopera. Jeśli chcesz ciągle ulepszać i dalej rozwijać oprogramowanie, musisz poświęcić na taki projekt dużo wolnego czasu. I nawet jeśli 3,49 euro rocznie nie czyni mnie biednym czy Julianem bogatym, to jest to stałe wsparcie dla Juliana, co ostatecznie pokazuje również odrobinę uznania dla jego pracy.

Ponieważ będę regularnie korzystać z Archiwizatora PDF, zdecydowałem się na model rocznej subskrypcji. Życzę Julianowi, aby jeszcze więcej użytkowników wspierało finansowo jego projekt i aby mógł wdrażać więcej funkcji. W każdym razie jego wsparcie jest na światowym poziomie: podczas testu wysłałem mu pocztą elektroniczną trzy zgłoszenia drobnych problemów z oprogramowaniem. Odpowiedział w ciągu kilku minut i mówi, że chce, aby błędy zostały naprawione w następnej wersji, która prawdopodobnie wyjdzie z „kopalni Apple” za trzy dni. Jest to usługa, którą masz tylko w kontaktach z indywidualnymi programistami. Na rozwiązania błędów w oprogramowaniu Adobe czy Apple trzeba czekać miesiącami lub latami. ;-)

Więc jeśli masz również obszerną kolekcję plików PDF, którą należy nieco wyczyścić pod względem słów kluczowych i nazw plików, mogę tylko polecić archiwizator PDF:

[identyfikator sklepu appbox 1352719750]

 

Moje wskazówki i porady dotyczące technologii i Apple

Podobał Ci się artykuł i czy instrukcje na blogu Ci pomogły? Wtedy byłbym szczęśliwy, gdybyś bloga poprzez stałe członkostwo będzie wspierać.

4 odpowiedzi na „PDF Archiver w teście: oznaczanie, porządkowanie i archiwizacja plików PDF”

  1. Witam, od 10 lat skanuję w zasadzie wszystko skanerem ScanSnap1500M. Skrócę długie nazwy plików nadane przez oprogramowanie do RRRR-MM-DD, a następnie zwykły tekst. Za jego pomocą mogę też szukać. Tworzę roczne foldery. Po dzisiejszym natrafieniu na Twój blog, zawsze szukam, od razu pobrałem i wypróbowałem archiwizator. Po kilku próbach opis niewiele mi pomógł, doszedłem do rozwiązania. Muszę powiedzieć, że praca ze słowami kluczowymi nie jest tego warta. Muszę wywołać każdy dokument i przypisać tag. W końcu mam niezliczoną ilość tagów np. Lekarz, Sport, Rewe, Recepta, Apple, Faktura, Spotkanie, Wakacje itp. itd. a za każdym tagiem kryje się kilka lub nawet wiele dokumentów. Może nie zrozumiałem zasady, jeśli tak, to byłbym bardzo wdzięczny za wyjaśnienie.

    1. sir appleot

      Cześć! Myślę, że tak powinno być. Co kilka dni wchodzę do PDF Archiver i oznaczam nieedytowane dokumenty. Ale przypisuję tylko 1-2 tagi na dokument. To mi zwykle wystarcza, abym później mógł znaleźć wszystkie rzeczy np. z kasy chorych lub innej firmy ubezpieczeniowej. Jeśli inni czytelnicy mają jakieś wskazówki, jak lepiej sobie z tym poradzić, chętnie otrzymam informację zwrotną. :)

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone * oznakowane

Na blogu Sir Apfelot znajdziesz porady, instrukcje i recenzje produktów Apple, takich jak iPhone, iPad, Apple Watch, AirPods, iMac, Mac Pro, Mac Mini i Mac Studio.

Promocje