Archiwizowanie wiadomości e-mail w Apple Mail — czy potrzebuję Mail Steward lub EagleFiler?

Wskazówki i porady dotyczące Apple Mail
Ikona Apple Mail — Pomoc
Archiwizacja maili w Apple Mail i tworzenie kopii zapasowej – moje instrukcje.

Od ponad 10 lat zbieram e-maile w moim Apple Mail. Łącznie w mojej skrzynce pocztowej zgromadziło się 33 GB danych i wreszcie mój MacBook od dłuższego czasu narzeka na brak miejsca na dysku (zawsze powinno się mieć 10% wolnego, dla mnie było to tylko 6%). W skrócie: czas trochę schudnąć.

Zachowaj e-maile – termin 10 lat dla właścicieli firm

Podobnie jak w przypadku innych dokumentów podatkowych, e-maile o charakterze komercyjnym powinny być przechowywane przez 10 lat. Oczywiście nie musisz zachowywać każdej wiadomości spamowej, ale te wiadomości, w których coś Ci zlecono lub w których dokonujesz ustaleń z klientem, powinny być przechowywane do 10 lat.

Oczywiście ta zasada nie dotyczy osób prywatnych. Mogą wyrzucić co i kiedy chcą. :)

Steward i EagleFiler – wysoko ocenione, ale nie dla mnie…

Po tym, jak zdecydowałem się pozbyć kilku e-maili, oczywiście najpierw zapytałem Internet, jak najlepiej archiwizować e-maile z Apple Mail. Google wypluł mi dwa programy „EagleFiler"I"zarządca poczty" poza. Oba oczywiście bardzo ładnie wykonane Apps, które również mają wiele różnych funkcji i mogą automatycznie archiwizować dane. Szczególnie EagleFiler wydaje się imponować użytkownikom wieloma opcjami importu i eksportu oraz innymi gadżetami. Te programy są prawdopodobnie przydatne do tworzenia kopii zapasowej skrzynki pocztowej ze wszystkimi tagami i folderami, że tak powiem. Oba oferują funkcję wyszukiwania do przeszukiwania zarchiwizowanych wiadomości e-mail, które nie są już dostępne w Apple Mail.

MailSteward wydaje się być tutaj „lżejszym” wariantem, który jest specjalnie dostosowany do wiadomości e-mail. Z drugiej strony EagleFiler może również tworzyć kopie zapasowe stron internetowych i wiele więcej. Dla prawników, którzy chcą np. archiwizować strony internetowe lub zabezpieczać korespondencję z klientami, EagleFiler jest prawdopodobnie właściwym wyborem. Jeśli chcesz tylko archiwizować swoje e-maile i umożliwiać ich przeszukiwanie, możesz użyć MailSteward. A jeśli możesz obejść się bez szukania, nie potrzebujesz ani jednego, ani drugiego:

Dodatkowe oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych poczty e-mail w Apple Mail niepotrzebne

Sam nie potrzebuję wszystkich funkcji programów i nie byłem pewien, co teraz zrobić. Wreszcie mały artykuł o funkcji archiwizacji Apple Mail pokazał mi, że nie potrzebuję żadnego dodatkowego oprogramowania, ponieważ funkcja „Eksportuj skrzynkę pocztową” w Apple Mail robi dokładnie to, czego szukałem: tworzy kopię zapasową całej skrzynki pocztowej lub folder Mails jako plik .mbox, który można skopiować na zewnętrzny dysk twardy i w razie potrzeby zaimportować z powrotem do Apple Mail.

Eksportuj skrzynkę pocztową Apple Mail
Funkcji Eksportuj skrzynkę pocztową można użyć w Apple Mail do utworzenia kopii zapasowej pojedynczego folderu lub całej skrzynki pocztowej.

Właściwe podejście – moja rekomendacja

Teraz możesz osiągnąć swój cel na różne sposoby. Albo wyeksportujesz całą skrzynkę pocztową, a następnie zapiszesz ten plik na zewnętrznym woluminie, albo użyjesz funkcji do wyeksportowania folderów - jest to również nazywane „Eksportuj skrzynkę pocztową” w Apple Mail, ale wtedy uruchamiam polecenie tylko z wybranym folderem.

Moje instrukcje dotyczące archiwizacji są następujące:

  1. Tworzysz folder na każdy rok, który chcesz zarchiwizować. W moim przypadku: Mails 2004, Mails 2005, Mails 2006, Mails 2007, Mails 2008 itd. Dlaczego zawsze w poszczególnych latach? Z jednej strony dlatego, że możesz szybciej zaimportować plik do programu Mail, gdy czegoś potrzebujesz, a z drugiej strony, ponieważ zawsze możesz wyrzucić kilka ostatnich lat po upływie 10-letniego okresu.
  2. Korzystając z funkcji wyszukiwania, mogę zobaczyć wszystkie e-maile ze wszystkich kont e-mail, które zostały napisane lub otrzymane w 2004 roku, wpisując „2004”. Ważne: Wyszukiwarka przeszukuje WSZYSTKIE utworzone konta! Jeśli na swoim komputerze masz oddzielone e-maile służbowe i prywatne, powinieneś to zrobić, ręcznie wybierając odpowiednie e-maile na każdym koncie e-mail.
  3. Jeśli zaznaczone są odpowiednie wiadomości z tego roku, przeciągasz je wszystkie do folderu „Poczty 2004”.
  4. W zależności od komputera Mac i ilości przenoszonej poczty może to potrwać kilka minut.
  5. Teraz wszystkie wiadomości znajdują się w folderze „Mails 2004” i klikasz prawym przyciskiem myszy (lub CTRL + przycisk myszy) na folderze i wybierasz „Eksportuj skrzynkę pocztową” oraz żądaną lokalizację przechowywania.
  6. Gotowe: Na pulpicie (lub tam, gdzie go zapisałeś!) znajduje się teraz plik „Mails 2004.inbox” – dla mnie ma on aż 2,4 GB. :-(
  7. Po zapisaniu pliku możesz usunąć odpowiedni folder w Apple Mail, a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy Kosz poczty i wybrać „Wyczyść usunięte elementy”. Tylko wtedy miejsce na dysku twardym jest znowu naprawdę „wolne”.

Co zrobić z plikiem .mbox?

Plik można teraz umieścić na zewnętrznym dysku USB – chociaż wolałbym raczej serwer NAS z funkcją RAID, który poradzi sobie z awarią dysku twardego bez utraty danych. Mam serwer Synology NAS działający dla takich danych (DS414smukły), który jest wyposażony w cztery 2,5-calowe dyski twarde i pracuje w trybie RAID 5. Myślę, że napiszę osobny artykuł o używaniu dysków sieciowych jako opcji kopii zapasowej. ;-)

Ograniczenie: plików .mbox nie można przeszukiwać za pomocą Spotlight

Jeszcze jedna ważna uwaga: jeśli zapisałeś e-maile w pliku .mbox, możesz reflektor (również w systemie OS X El Capitan) nie może już znajdować ani przeszukiwać tych wiadomości e-mail. W moim przypadku nie jest to konieczne, bo zdecydowanie nie szukam już niczego w e-mailach z 2004 roku. Ale jeśli chcesz częściej szukać czegoś w starych e-mailach, Mail Steward jest z pewnością dobrym wyborem. Tam możesz zaimportować pliki .mbox, a następnie przeszukać wszystkie wiadomości e-mail za pomocą aplikacji MailSteward. Oprogramowanie nadal ma prawo istnieć w tych celach. :)

Mam nadzieję, że wskazówka ci pomogła! Jeśli masz jakieś pytania, skorzystaj z funkcji komentarza. A jeśli chcesz mi pomóc, udostępnij artykuł na swoich kanałach społecznościowych. Dziękuję! :-)

Podobał Ci się artykuł i czy instrukcje na blogu Ci pomogły? Wtedy byłbym szczęśliwy, gdybyś bloga poprzez stałe członkostwo będzie wspierać.

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone * oznakowane

Na blogu Sir Apfelot znajdziesz porady, instrukcje i recenzje produktów Apple, takich jak iPhone, iPad, Apple Watch, AirPods, iMac, Mac Pro, Mac Mini i Mac Studio.

Promocje