Die beste Notizen-App: Wie Notion mein Leben verändert hat

Notion App Icon

Ich möchte euch heute eine App vorstellen, die mir jeden Tag viel Zeit spart, mir hilft meinen Alltag zu organisieren und auf all meinen Geräten mit dabei ist. Ich war ursprünglich auf der Suche nach einer Desktop-Anwendung, um Notizen machen zu können. Daraus wurde eine Liebe für’s Leben.

Notion – der „All-in-One Workspace”

Aber genug Schwärmerei. Ich möchte euch in diesem Artikel einen ehrlichen Eindruck von Notion verschaffen – inklusive Stärken und Schwächen. Notion selbst ist in seinem Funktionsumfang so ergiebig, dass man sich tagelang YouTube-Tutorials dazu anschauen könnte. Daher beschränke ich mich auf einige Funktionen, die ich besonders häufig nutze bzw. die sozusagen zu den „Essentials“ gehören. Ich führe euch anhand von einigen Bildern und Screenshots durch Notion und zeige ein paar Beispiele aus der Praxis. Los geht’s!

Mein „Notiz“-Blog: Eine Mischung aus Notizen und Blog – Informationen mit zahlreichen Medien, Verlinkungen und Darstellungsmöglichkeiten organisieren und visualisieren – Notion macht es möglich. Der Workspace beinhaltet alles, was ich für meine Arbeit brauche und ist dabei genauso flexibel wie ich.

Was ist Notion?

Das Unternehmen selbst bezeichnet die Anwendung als „All-in-One Workspace“ und dieser Begriff passt sehr gut. Ich war, wie gesagt, zu Beginn auf der Suche nach einem „digitalen Notizbuch“, aber Notion kann viel mehr als das. Textverarbeitung, Tabellen, Terminpläne, Kalender, Checklisten, Datenbanken, Wikis, Motivation-Boards, Linkverzeichnisse und und und…

Und täglich grüßt mich mein Planner auf Notion. Und ja, ich arbeite gerne mit Abkürzungen und (meistens versehentlich) in einer Mischung aus Deutsch und Englisch. Aber zum Glücke rede ich nicht so, wie ich mir Notizen mache.

Mit Notion sind quasi keine Grenzen gesetzt, wenn es um Organisation und Visualisierung von Informationen geht. Das Tool vereint die Funktionen von Microsoft Word, Excel und OneNote in einem Programm – und das mit vielen optischen Highlights. Alle Daten lassen sich sogar mit anderen Teammitgliedern teilen, weshalb Notion nicht nur für Einzelpersonen, sondern auch für Unternehmen interessant ist.

Mit Notion kannst du intelligente Tabellen anlegen, mit denen die Steuererklärung sogar Spaß machen kann ;)

Auf welchen Geräten verfügbar?

Notion läuft cloudbasiert und ist aufgrund seiner vollständig verschlüsselten Datenübertragung sehr sicher. Du kannst Notion im Browser, als Desktop- und Mobile-App nutzen. Hierbei werden Windows und macOS bzw. Android und iOS unterstützt.

Notion wandelt meine Handschrift auf dem iPad in Text um. Im Gegensatz zu meinen ehemaligen Lehrern kann Notion meine Handschrift lesen. Bild: © Anastasia Michailova

Ich nutze ein iPad und kann in Notion auch mit dem Apple Pencil schreiben. Das System übersetzt meine Handschrift automatisch so, als hätte ich die Informationen auf dem iPad getippt. Aufgrund des Cloudsystems werden alle Inhalte in Echtzeit synchronisiert. Was ich mit dem Apple Pencil auf dem iPad schreibe, landet dank Handschrifterkennung transkribiert auf meinem MacBook und ich kann unterwegs jederzeit auch mit meinem iPhone darauf zugreifen.

Ich kann jederzeit auf jedem Gerät ein Dokument erstellen und es von überall einsehen. Bestes Beispiel aus der Praxis: Die Einkaufsliste, Bild: © Anastasia Michailova

Notion Web Clipper

Ein cooles Extra-Tool von Notion ist der Web Clipper, der sich in alle Standard-Browser (Chrome, Safari, Firefox) einbinden lässt. Mit dem Web Clipper kannst du ganz einfach Links auf Notion speichern, um sie später wiederzufinden bzw. direkt einem Projekt auf Notion zuordnen. Natürlich geht das auch auf dem iPhone und dem iPad.

Der Notion Web Clipper auf meinem iPhone und meinem MacBook.

Was bringt Notion Pro?

Die kostenlose Version von Notion kann eigentlich alles, was das Herz begehrt und gibt dir das, was du als Freiberufler, Freelancer, Student oder allgemein kreativer Kopf brauchst, um deinen Alltag zu organisieren.

Mit den Pro-Versionen (entweder 4 Dollar oder 8 Dollar pro Monat, ändert sich ab und zu) bekommst du unbegrenztes Upload-Volumen für Dateien und eine unbegrenzte Anzahl von Teammitgliedern bzw. einen kollaborativen Arbeitsbereich mit individuellen Freigabeberechtigungen. Die Pro-Versionen von Notion sind also vor allem für Unternehmen gedacht, die in ihre Mitarbeiterkommunikation und ihr Informationsmanagement investieren möchten. Individuell bietet Notion auch eine persönliche Lösung für jedes Unternehmen an, falls besondere Wünsche geäußert werden, die im Rahmen eines benutzerdefinierten Vertrags geregelt werden können.

Nachteile von Notion

In Sachen Note-Taking, Visualisierung, Organisation und Inspiration gibt es eigentlich nichts, was Notion nicht kann. Und genau hier liegt das Problem. Notion ist so extrem vielseitig, dass es am Anfang ziemlich anstrengend sein kann sich in diesem Programm zurechtzufinden. Man muss also auf jeden Fall etwas Zeit mitbringen und am besten ein paar Tutorials auf YouTube anschauen, um das volle Potenzial von Notion nutzen zu können. Hier verhält es sich meiner Meinung nach ähnlich wie bei Adobe Photoshop. Die Software kann so viel, dass es dich zu Beginn einfach nur erschlägt und du dich mühsam durcharbeiten musst, bis du alle wichtigen Kniffe und Tricks kennst. Außerdem darf nicht unerwähnt bleiben, dass alle Daten aufgrund des Cloudsystems natürlich bei Notion Labs, Inc. selbst liegen, die ihren Firmensitz in San Francisco (USA) haben.

Mein Fazit

Notion ist aus meinem Alltag nicht mehr wegzudenken. Jeden Morgen, wenn ich mein MacBook öffne, werfe ich fast immer zuerst einen Blick auf meinen Planner bei Notion, um mich zu sammeln und mich daran zu erinnern, was ich heute alles zu tun habe. Ob als Kalender, Motivation-Board, Ideen-Sammlung, Einkaufsliste, To-Do-Liste, Link-Organizer oder für schnelle Notizen – Notion bietet eine kostenlose und sehr vielseitige Lösung, um sämtliche Angelegenheiten im Alltag zu planen und zu organisieren. Ob als Einzelperson oder als Unternehmen. Zu Beginn ist es etwas mühsam durch alle Funktionen und Tools durchzublicken. Und selbstverständlich ist es nicht unbedingt "die beste" Notizen-App auf dem Markt. Aber wer Zeit und Interesse mitbringt und kein Problem mit dem Cloudsystem hat, wird definitiv von Notion profitieren können.

 



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12 Kommentare

  1. Beatrix Willius sagt:

    Super dünner Artikel. Was ist der Unterschied zu anderen Notiz-Apps? Wie sieht das Interface aus? Gibt es Sachen, die Dir nicht gefallen?

    Ich will unbedingt von Evernote weg, weil Evernote seit dem Umstieg auf das Electron-Framework super langsam geworden ist.

    Beim ersten Start von Notion fiel mir schon auf, daß Notion auch Electron basiert ist: das Interface sieht nicht Mac-like aus. Die Dialoge sind merkwürdig. Z.B. die Template-Auswahl hat keine Close-Box, sondern muß über Escape geschlossen werden.

    Was macht ein Cookie-Hinweis in einer Desktop-App? Was machen die mit den Marketing-Cookie-Informationen? Nach europäischem Recht muß man Cookies ablehnen können.

    Nein, danke.

    • Jens Kleinholz sagt:

      Zu den Kritikpunkten kann ich nicht für Anastasia sprechen. Ich hatte Notion einmal testweise installiert und der Cookie-Hinweis ist mir garnicht aufgefallen. Ich glaube, ich sehe täglich so viele davon, dass ich schon blind dafür bin. 😂 Ansonsten war mit Notion etwas überladen. Klar, es hat 1000 und eine Möglichkeit, aber das GUI war nicht so meins und mir reicht das schlanke "Bear" vollkommen aus. Wenn es jetzt bald noch Tabellen kann (angekündigt!), dann habe ich keine Wünsche mehr offen.

      • Peter Wilhelm sagt:

        Jens, ich stimme Dir zu. Ich behaupte, dass alle blind oder ignorant sind, was Cookie-Hinweise anbetrifft.
        Bei einem meiner Blogs habe ich den Borland-Text mal gegen Nonsense ausgetauscht. Der User bestätigte, meiner selbstgegründeten Kirche beizutreten usw.
        Das Ding wurde tausende Mal einfach weggeklickt. Wegen des Textes gemeldet hat sich niemand. Ich bleibe dabei: Keiner liest den Scheiß. (Außer Anwälten.)

        Liebe Grüße
        Peter

        • Jens Kleinholz sagt:

          Haha! Ja, das ist gut. Da sieht man wieder, dass dieses ganze Gekasper mit der Cookiebox Unsinn ist. Die sollen lieber Facebook mal das Datensammeln verbieten, dann ist der Welt mehr geholfen.

    • Hey Beatrix, danke für deine Kritik! Du hast gefragt, was mir nicht gefällt. Die vielen Möglichkeiten, die man mit Notion hat, machen es in der Bedienung nicht unbedingt einfach und übersichtlich. Und Datenschutz oder eben fehlender Datenschutz sind ein großes Problem unserer Zeit. Die meisten kennen sich nicht gut genug damit aus, um potenzielle Gefahren zu erkennen. Für viele ist Datenschutz aber leider auch kein großes Thema.

  2. Tom sagt:

    Notion Daten liegen in den USA.
    Ich will nicht "der eine" sein, aber es bleibt jedem selbst überlassen, ob er SEIN GESAMTES LEBEN damit steuern und managen möchte, oder nicht.

    Ich bin von Notion zu GoodNotes + Notizen gewechselt. Ist natürlich nicht ganz das selbe, aber wenn man seine eigenen Templates in GoodNotes über InDesign basteln kann, sieht die Sache schon etwas anders aus.

    Bitte beachtet, dass die Daten nicht mehr Euch gehören bei Notion.

  3. Sebastian sagt:

    Grundsätzlich sollte es egal sein in welchem Land die Daten gespeichert sind, bis eben der Datenschutz ins Spiel kommt.

    Die USA hatte ein Abkommen mit der EU (EU-US-Privacy-Shield) welches für ungültig erklärt wurde, weil der US-Geheimdienst Zugriff auf die Daten bei US-Unternehmen hat. Als Nicht-US-Bürger hat man auch keine Rechte dagegen irgendwie vorzugehen. Das war der Grund, weshalb dieser sogenannte Angemessenheits-Beschluss gekippt wurde.

    Ob meine Daten in USA liegen, ist mir also grundsätzlich erstmal egal, wenn ich mir aber die Folgen ansehe (Zugriff durch US-Geheimdienst und keine Rechte als EU-Bürger) sollte ich mir doch überlegen ob ich mein Leben damit organisiere.

  4. Martin Schellmoser sagt:

    Danke für den Tipp! Sieht sehr vielversprechend und anpassbar aus. Die Android-App allerdings hat mich erst mal etwas rätseln lassen, denn egal was ich damit gemacht habe, der Screen blieb derselbe. Erst als ich das Ding erneut installiert habe, hat es funktioniert.

    Und ja, weder die Desktop-Mac-App noch die Android-App sind nativ. Sie zeigen nur den Inhalt der Notion-Website.

    Aber ich werd’s mir definitiv noch näher anschauen.

  5. Peter Wilhelm sagt:

    Moooment mal, ich habe diesen Artikel mit großem Interesse gelesen. Er ist in einem sehr angenehmen Ton geschrieben. Dadurch, dass die Autorin ihre eigenen Erfahrungen mit einbringt, ist der Artikel für mich wertvoller als Schönjubelei in anderen Blogs.

    Der Text beinhaltet für mich auch die wichtigsten Informationen und ich konnte mir ein völlig ausreichendes Bild von Notions machen.

    Vor allem die Aussage "super dünner Artikel" empfinde ich als unangemessen und nicht zutreffend.

    Bitte mehr Artikel von Anastasia.

    Liebe Grüße
    Peter

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